Drei Wochen vor dem Firmenjubiläum geht die Eventverantwortliche ein letztes Mal ihre Planung durch. Für die 180 Gäste ist die Location längst gebucht, doch beim Punkt Getränke steht bisher nur die Notiz, dass es eine Bar geben soll. Wo sie stehen soll und ab wann sie offen ist, hat noch niemand geklärt. An diesem Punkt stehen viele, die ein Event mit mobiler Bar planen. Doch welche Entscheidungen müssen in welcher Reihenfolge fallen, damit am Abend niemand vor einem leeren Kühler steht?
Bei uns steht am Anfang jeder Planung die Gästezahl. Daraus leiten wir Paket und Teamgrösse ab, noch bevor wir über Drinks sprechen. Anfahrt und Spesen sind in jedem Paket von Event-Barkeeper enthalten. Jedes Paket lässt sich jederzeit erweitern, etwa um zusätzliche Barkeeper. So betreuen wir kleine Gartenfeste genauso wie Grossanlässe mit bis zu 5000 Gästen.
Steht Deine Gästezahl schon fest, schick uns Datum und Ort über unser Kontaktformular. Wir schlagen Dir dann das passende Paket vor.
Warum sollte die Bar frühzeitig in die Eventplanung einbezogen werden?
Viele planen zuerst Location und Programm und hängen die Getränke ganz am Schluss an. Das wirkt logisch, führt später aber zu Engpässen. Eine mobile Bar braucht Strom und einen Standort, den die Gäste schnell erreichen können. Ist die Location schon fertig bestuhlt, bleibt dafür manchmal nur die Ecke neben dem Notausgang.
Ausserdem bestimmt die Bar den Rhythmus des Abends mit. Öffnet sie direkt nach dem Empfang, kommen die Gäste sofort ins Gespräch. Startet sie erst nach dem Dessert, fehlt der erste Schwung. Wer die Barzeiten zusammen mit dem Programm festlegt, vermeidet Momente, in denen hundert Leute gleichzeitig Durst bekommen.
Welche Eckdaten sollten vor der Anfrage feststehen?
Wenn Du Dein Event mit mobiler Bar planen willst, brauchst Du für eine erste Einschätzung keine fertige Planung. Meist reichen vier Angaben: Datum, Ort, ungefähre Gästezahl und das Zeitfenster, in dem die Bar offen sein soll. Hilfreich ist zudem eine kurze Beschreibung des Anlasses. Eine Hochzeit mit 90 Gästen braucht eine andere Karte als ein Kundenevent mit 250 Personen.
Wenn wir Dein Event mit mobiler Bar planen, fliesst jede dieser Angaben in eine bestimmte Entscheidung ein.
| Angabe | Was sie für die Bar festlegt |
|---|---|
| Gästezahl | Paket, Anzahl Barkeeper und Barstationen |
| Datum | Verfügbarkeit des Teams und saisonale Zutaten auf der Karte |
| Ort und Location | Standort der Bar, Stromanschluss und Wege, bei Feiern im Freien auch ein Plan für Regen |
| Barzeiten | Dauer des Einsatzes und Abstimmung mit dem Programm |
| Anlass | Stil der Drinkkarte und ob ein Signature Drink passt |
Event mit mobiler Bar planen: Welche Schritte gehören dazu?
Bei Event-Barkeeper läuft jede Buchung in fünf Schritten ab.
- Zuerst notierst Du Datum, Ort, Gästezahl und die gewünschten Barzeiten. Schwankt die Gästezahl noch, reicht eine Spanne wie 150 bis 180 Personen. Mit diesen Angaben sehen wir, ob Dein Wunschtermin frei ist.
- Mit Deiner Anfrage ordnen wir das Event einem Paket zu und schlagen Teamgrösse und Anzahl der Stationen vor. Damit kennst Du Dein Budget, lange bevor die Einladungen verschickt sind.
- Danach stellen wir gemeinsam die Drinkkarte zusammen. Ob sie eher klassisch oder sommerlich ausfällt, richtet sich nach Anlass und Publikum. Für Gäste ohne Alkohol planen wir mindestens zwei Mocktails ein.
- Dann geht es um die Location: Standort der Bar, Stromanschluss, Wege und die Zeiten für Aufbau und Abbau. Bei Feiern im Freien brauchst Du zusätzlich einen Plan für Regen, etwa einen überdachten Platz für die Bar.
- Kurz vor dem Termin gehen wir den Ablauf noch einmal durch. Am Abend übernimmt unser Team die Bar und Du hast Zeit für Deine Gäste.
Ob Dein Wunschdatum noch frei ist, erfährst Du am schnellsten über eine unverbindliche Anfrage.
Welche Drinkkarte passt zu Deinem Event?
Auf unseren Karten stehen meist vier bis sechs Cocktails. Bei grossen Events kommen schnell zubereitete Longdrinks wie Gin Tonic oder Vodka Mule dazu, damit die Schlange auch zur Spitzenzeit kurz bleibt.
Alkoholfreie Drinks gehören bei uns fest dazu. Wer fährt oder einfach keinen Alkohol trinkt, soll eine genauso sorgfältig gemixte Auswahl bekommen wie alle anderen. Ideen dafür findest Du in unserem Beitrag über alkoholfreie Cocktails für Events.
Auch die Jahreszeit beeinflusst die Auswahl der Drinks. Im Sommer passen Zitrus und frische Kräuter sehr gut. An Winterabenden wirken Kaffee oder Gewürze stimmiger. Ein eigener Signature Drink in den Farben der Hochzeit oder der Firma gibt der Karte zusätzlich einen persönlichen Bezug.
«Mit fünf gut vorbereiteten Drinks ist die Bar besser aufgestellt als mit zehn. Jeder Drink schmeckt dann genau so, wie er soll. Eine lange Karte sieht zwar schön aus, bremst aber die ganze Bar.»
– Israel Paulus, Chef dé Bar bei Event-Barkeeper
Woran scheitert die Barplanung am häufigsten?
Bei der Barplanung tauchen immer wieder vier Fehler auf, die den Ablauf einer Veranstaltung beeinträchtigen können. Der erste ist eine zu umfangreiche Getränkekarte. Müssen die Gäste lange überlegen, welches Getränk sie bestellen möchten, entstehen schnell längere Wartezeiten. Eine übersichtliche Auswahl erleichtert die Entscheidung und sorgt für einen zügigen Service.
Der zweite Fehler betrifft das Timing. Öffnet die Bar zu spät, verliert der Abend an Energie, bevor er richtig begonnen hat. Idealerweise steht der Getränkeservice bereits beim Eintreffen der Gäste bereit.
Auch die Teamgrösse spielt eine wichtige Rolle. Ein einzelner Barkeeper für 200 Gäste reicht kaum aus, um alle zeitnah zu bedienen. Unsere Pakete berücksichtigen die Gästezahl und sehen eine passende Anzahl an Barkeepern vor.
Der vierte Fehler betrifft die Location und zeigt sich manchmal erst am Eventtag. Am vorgesehenen Standort fehlt ein Stromanschluss oder der Transportweg ist für die Barausstattung ungeeignet. Bist Du bei den Anschlüssen oder Zugangswegen unsicher, schick uns Fotos oder einen Plan der Location. Wir prüfen die Voraussetzungen und sagen Dir, worauf Du achten solltest.
Fazit: So planst Du Dein Event mit mobiler Bar richtig
Wer ein Event mit mobiler Bar planen will, beginnt bei der Gästezahl und arbeitet sich Schritt für Schritt bis zum Briefing vor. Eine kurze Karte und ein passend grosses Team verhindern die typischen Engpässe. Je früher die Bar in Deiner Eventkonzeption auftaucht, desto ruhiger läuft der Abend. Schick uns die Details zu deinem Event und wir erstellen Dir ein Angebot für Deine mobile Bar.
FAQ: Event mit mobiler Bar planen
Was kostet eine mobile Bar mit Barkeeper in der Schweiz?
Bei Event-Barkeeper beginnen die Pakete bei CHF 1599 für Feiern bis 100 Gäste. Für 120 bis 300 Gäste liegt der Preis zwischen CHF 2499 und 4000. Anfahrt und Spesen sind immer inbegriffen. Ab 800 Gästen erstellen wir ein individuelles Angebot.
Wie viele Barkeeper braucht man für 200 Gäste?
Für 200 Gäste empfehlen wir zwei bis drei Barkeeper. So bleiben die Wartezeiten auch dann kurz, wenn nach dem Dinner alle gleichzeitig an die Bar kommen. Ab 300 Gästen plant man besser mit drei bis vier Barkeepern an mindestens zwei Stationen.
Wie früh sollte man eine mobile Bar buchen?
Am besten, sobald Datum und ungefähre Gästezahl feststehen. Sommerwochenenden und der Dezember sind besonders gefragt.
Was ist bei einer mobilen Bar im Preis inbegriffen?
Jedes Paket von Event-Barkeeper enthält Barkeeper, Barstation, Anfahrt, Spesen und eine festgelegte Anzahl Cocktails. Werden mehr Cocktails ausgeschenkt, rechnen wir jeden zusätzlichen Drink transparent einzeln ab. Ab 300 Gästen sind Diamond Bar und Candy Bar ohne Aufpreis dabei.
Kann man eine mobile Bar für 1000 Gäste mieten?
Ja, Event-Barkeeper betreut Anlässe mit bis zu 5000 Gästen. Ab 800 Personen planen wir mehrere Barstationen. Typische Beispiele sind Messen und Open Airs.
